Zeitmanagement-Methoden sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Tag herausholen. Sie können Ihnen helfen, mehr zu erledigen, sich besser zu konzentrieren und Stress abzubauen.
Aber was genau ist Zeitmanagement? Es ist ein System zur Planung und Priorisierung Ihrer Aufgaben, damit Sie sich nicht überfordert oder gestresst fühlen. Jeder Mensch hat nur eine begrenzte Tageszeit, und wenn es keinen Plan gibt, wie man diese gut nutzen kann, hat man leicht das Gefühl, sie zu vergeuden.
Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden – einige funktionieren bei manchen Menschen besser als bei anderen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Zeitmanagement-Methoden kurz vor.
Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro Technik stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und arbeiten während dieser Zeit nur an einer Aufgabe. Nachdem der Timer abgelaufen ist, machen Sie eine fünfminütige Pause, bevor Sie wieder anfangen. Diese Methode hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, da sie Ablenkungen ausschließt und Sie bei der Sache hält.
Eisenhower-Matrix
Bei dieser Methode werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien eingeteilt:
- Dringend/Wichtig (Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt wichtig sind)
- Wichtig/Dringlich (wichtige Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen)
- Wichtig/Nicht dringend (nicht dringende Aufgaben, die dennoch Aufmerksamkeit erfordern)
- Nicht wichtig/Nicht dringend (unwichtige Aufgaben, die nicht Ihre Aufmerksamkeit erfordern)
Mit dieser Methode wissen Sie, welche Aufgaben Ihre sofortige Aufmerksamkeit verdienen, damit Ihnen nichts durch die Lappen geht!
Die 2-Minuten-Regel
Wenn etwas weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie es sofort! Dies hilft Ihnen, Ihren Posteingang leer zu halten und Prokrastination zu vermeiden, indem Sie sich über den Tag verteilt kleine Aufgaben geben, die schnell erledigt werden können und sich produktiv anfühlen.
Die ALPEN Methode
Bei der ALPEN-Zeitmanagementmethode steht jeder Buchstabe für eine andere Art von Aufgabe.
- A – Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- L – Länge schätzen
- P – Pufferzeiten einplanen
- E – Entscheidungen treffen
- N – Nachkontrolle
Wenn Sie diese Methode anwenden, haben Sie immer ein klares Bild davon:
- was zu tun ist
- bis wann es getan werden muss,
- wie lange es dauern wird und
- was Ihr nächster Schritt sein sollte
nachdem Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste erledigt haben.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist eine einfache Idee, die Ihnen helfen kann, Ihre Zeit besser zu verwalten. Es ist nach dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto benannt. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen resultieren. Was bedeutet das also? Es bedeutet, dass Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen können, wenn Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die Ihnen die meisten Ergebnisse bringen.
Im Rahmen der Zeitmanagement-Methoden kann dieses Prinzip Ihnen helfen, herauszufinden, was für Sie wirklich wichtig ist, und sich auf diese Dinge zu konzentrieren. Wenn Sie z. B. Probleme haben, Projekte rechtzeitig zu erledigen, sollten Sie sich ansehen, welche Aufgaben jede Woche die meiste Zeit in Anspruch nehmen und welche am meisten zum Endergebnis beitragen. So können Sie besser Prioritäten setzen und sicherstellen, dass Ihre wichtigste Arbeit vor allen anderen erledigt wird.
ABC-Analyse
Zeitmanagement ist die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu organisieren, damit Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Wir alle sind beschäftigt, aber das bedeutet nicht, dass wir nicht produktiv sein wollen. Die ABC-Analyse ist ein einfaches Mittel, um Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, sodass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
- Sie beginnen damit, Ihre oberste Priorität (A) zu ermitteln. Das ist das, worauf Sie sich jetzt konzentrieren müssen, und es sollte etwas sein, das Sie dem Erreichen Ihrer Ziele näherbringt.
- Ihre zweite Priorität (B) ist etwas, das Sie machen müssen, aber im Moment nicht machen können, weil etwas anderes im Vordergrund steht – wenn z. B. A Ihre gesamte Zeit in Anspruch nimmt, kann B auf ein anderes Zeitfenster verschoben werden.
- Schließlich gibt es noch Priorität (C): Etwas, das zwar dringend erscheint, aber eigentlich nicht wichtig ist. Zu den C-Aufgaben gehören E-Mails von Kollegen oder Telefonanrufe von Freunden, die nur ein wenig plaudern wollen – Dinge, die bis später warten können!
SMART-Methode um Ziele zu definieren
Die SMART-Methode ist eine einfache Methode, um zu definieren, was Ihre Ziele sind und wie Sie sie erreichen wollen. Sie steht für:
- Spezifisch: Das Ziel muss spezifisch und klar sein.
- Messbar: Sie müssen in der Lage sein, den Fortschritt Ihres Ziels zu messen.
- Attraktiv: Vergewissern Sie sich, dass das Ziel, das Sie sich setzen, attraktiv ist, damit es motivierend wirkt
- Realistisch: Das Ziel muss in Anbetracht der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und anderer Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben, realistisch sein.
- Terminiert: Es muss einen Termin für die Erreichung des Ziels geben, damit Sie entsprechend planen können.
Getting Things Done
Getting Things Done (GTD) gehört ebenfalls zu den bekannten Zeitmanagement-Methoden. Sie wurde vom Produktivitätsguru David Allen entwickelt. Er war der Meinung, dass man Dinge am besten erledigt, indem man sie in umsetzbare Schritte zerlegt und diese Schritte dann so organisiert, dass sie für einen selbst sinnvoll sind.
Die GTD-Methodik besteht aus drei Teilen: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Zunächst halten Sie alle Aufgaben oder Ideen fest, die Ihnen im Laufe des Tages einfallen – unabhängig davon, ob sie mit der Arbeit zu tun haben oder nicht -, damit sie nicht durch die Maschen fallen. Dann klären Sie jede Aufgabe so, dass sie umsetzbar und spezifisch genug ist, um Fortschritte zu erzielen. Wenn Sie beides erledigt haben, ordnen Sie die erledigten Aufgaben so an, dass Sie sie später leicht wiederfinden können.
Time Boxing
Time Boxing ist eine Zeitmanagement-Methode, die Ihnen helfen kann, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. Sie funktioniert so: Jeden Tag nehmen Sie sich für jede Ihrer Aufgaben eine bestimmte Zeit vor. Sie arbeiten an nichts anderem, bis Sie die Box (oder das „Tageslimit“) abgeschlossen haben, und gehen dann zur nächsten über.
Die Idee hinter dieser Methode ist, dass sie Ihnen ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt – Sie wissen, dass Sie wertvolle Stunden vergeuden, die Sie mit anderen Dingen hätten verbringen können, wenn Sie Ihre Aufgabe nicht innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens abschließen.
Außerdem hilft es Ihnen, sich auf eine Sache zu konzentrieren, sodass Sie nicht Gefahr laufen, durch externe Faktoren wie soziale Medien oder andere Aktivitäten im Haus abgelenkt zu werden, während Sie Hausaufgaben machen oder für spätere Prüfungen lernen!
Zeitmanagement-Methode: Eat the Frog
Die Methode wurde von Brian Tracy publik gemacht. Eat the Frog ist eine Zeitmanagement-Methode, die Ihnen hilft, die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen, damit Sie sie aus dem Weg räumen können.
Und so funktioniert es: Beginnen Sie jeden Tag mit Ihrer schwierigsten Aufgabe. Erledigen Sie diese eine Aufgabe zuerst – die, die Ihnen Angst macht, die viel Zeit und Energie kostet – und gehen Sie dann zur nächstschwierigeren Aufgabe über, und so weiter.
Wenn Sie etwas aufschieben, das Sie nicht gerne tun, den ganzen Tag über damit beschäftigt sind – und was noch schlimmer ist: Sie werden das Gefühl haben, nichts erreicht zu haben, weil die Aufgabe am Ende des Tages immer noch über Ihrem Kopf schwebt. Wenn Sie diese Aufgabe jedoch gleich am Morgen erledigen, können Sie sich auf andere Dinge konzentrieren und wissen, dass Sie zumindest eine Sache von Ihrer Liste für den Tag gestrichen haben.
Die 10-10-10 Methode des Zeitmanagements
Die 10-10-10-Methode ist eine großartige Technik, die Ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, und sie ist ziemlich einfach. Es geht darum, sich drei Fragen zu stellen:
- Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Minuten?
- Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Monaten?
- Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Jahren?
Dieser direkte Vergleich hilft Ihrem Gehirn, genügend Abstand und eine bessere Perspektive für Ihre Entscheidungen zu gewinnen, damit Sie unwichtige Aufgaben aussortieren können.
